Tiêu chí lựa chọn công ty ủy nhập khẩu và lưu ý pháp lý

Khi chưa có đội ngũ xuất nhập khẩu riêng hoặc mới triển khai hoạt động nhập hàng từ nước ngoài, doanh nghiệp thường tìm đến công ty ủy thác nhập khẩu để hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan. Tuy nhiên, lựa chọn một đơn vị phù hợp không nên chỉ dựa trên mức giá dịch vụ.

Tư cách pháp lý, kinh nghiệm xử lý đúng nhóm hàng, khả năng thực hiện thủ tục chuyên ngành và cách phân chia trách nhiệm trong hợp đồng đều là những yếu tố cần được xem xét trước khi hợp tác. Đánh giá kỹ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc tranh chấp trong quá trình nhập khẩu.

Công ty ủy nhập khẩu là gì?

Công ty ủy nhập khẩu là đơn vị được doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê để thay mặt thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc của một lô hàng nhập khẩu. Tùy phạm vi thỏa thuận, bên nhận ủy thác có thể tham gia từ khâu làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan đến xử lý giấy phép và thủ tục chuyên ngành.

Trong quan hệ này, bên thuê dịch vụ là bên ủy thác, còn doanh nghiệp thực hiện công việc nhập khẩu là bên nhận ủy thác. Hai bên cần thống nhất rõ phạm vi công việc, chi phí và trách nhiệm trước khi triển khai.

Nếu cần tìm hiểu chi tiết hơn về hình thức này, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp để có thêm thông tin về cách thức và lợi ích khi sử dụng dịch vụ.

Điều kiện pháp lý của bên nhận ủy thác nhập khẩu

Trước khi so sánh báo giá giữa các đơn vị, doanh nghiệp nên xác minh tư cách pháp lý và khả năng thực hiện dịch vụ của bên nhận ủy thác. Đây là bước cần thiết, đặc biệt với những mặt hàng chịu sự quản lý chuyên ngành hoặc có yêu cầu riêng khi nhập khẩu.

Có tư cách thương nhân và kinh doanh mặt hàng phù hợp

Theo Điều 156 Luật Thương mại 2005, bên nhận ủy thác mua bán hàng hóa phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp với hàng hóa được ủy thác.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách thương nhân và phạm vi kinh doanh của đơn vị dự kiến hợp tác. Pháp luật không yêu cầu phải đăng ký một mã ngành riêng mang tên “ủy thác nhập khẩu”. Tuy nhiên, với hàng hóa thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc chịu quản lý chuyên ngành, các yêu cầu tương ứng vẫn phải được đáp ứng.

Đáp ứng yêu cầu đối với hàng hóa nhập khẩu có điều kiện

Một số mặt hàng chỉ được nhập khẩu khi có giấy phép hoặc đáp ứng các điều kiện nhất định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính sách áp dụng cho hàng hóa trước khi ký kết hợp đồng ủy thác.

Theo khoản 2 Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương 2017, đối với hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu trước khi ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hợp đồng phải phân định rõ quyền và nghĩa vụ

Hợp đồng ủy thác là cơ sở để hai bên thống nhất phạm vi công việc cũng như trách nhiệm trong suốt quá trình nhập hàng. Nội dung nên thể hiện cụ thể các thông tin về hàng hóa, thủ tục hải quan, giấy phép, thuế, chứng từ, phí dịch vụ và khoản chi phí có thể phát sinh.

Việc quy định rõ từ đầu giúp doanh nghiệp dễ xác định trách nhiệm khi lô hàng gặp vấn đề liên quan đến thông quan, kiểm tra chuyên ngành, thuế hoặc lưu kho, lưu bãi.

Làm rõ trách nhiệm về hải quan và thuế

Tùy theo thỏa thuận, bên nhận ủy thác có thể trực tiếp thực hiện hoặc đứng tên trên hồ sơ nhập khẩu. Việc khai báo và lưu giữ hồ sơ vẫn cần được thực hiện theo quy định hải quan.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt dịch vụ ủy thác nhập khẩu với dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan. Hai hình thức này không mặc nhiên đồng nhất; trường hợp cung cấp dịch vụ đại lý hải quan phải đáp ứng các điều kiện riêng.

Về nghĩa vụ tài chính, tổ chức nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu thuộc đối tượng người nộp thuế theo quy định về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu. Vì vậy, hợp đồng nên quy định cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với thuế và các khoản tài chính liên quan.

7 tiêu chí lựa chọn công ty ủy nhập khẩu phù hợp

Sau khi xác định yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp có thể đánh giá các đơn vị cung cấp dịch vụ dựa trên 7 tiêu chí dưới đây.

1. Kiểm tra đầy đủ thông tin pháp lý

Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên xác minh:

- Tên và thông tin đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Tư cách thương nhân của bên nhận ủy thác.
- Phạm vi hoạt động.
- Khả năng thực hiện đối với loại hàng dự kiến nhập khẩu.

Việc kiểm tra các thông tin cơ bản giúp doanh nghiệp có cơ sở xác minh đối tác và hạn chế rủi ro khi bắt đầu hợp tác.

2. Có kinh nghiệm với mặt hàng và thị trường nhập khẩu

Không phải kinh nghiệm logistics nào cũng có thể áp dụng cho mọi loại hàng hóa. Doanh nghiệp nên quan tâm đến việc đơn vị nhận ủy thác đã từng xử lý đúng nhóm hàng và thị trường mà mình dự kiến nhập hay chưa.

Ví dụ, một đơn vị có nhiều kinh nghiệm nhập hàng từ Trung Quốc chưa chắc đã quen với những yêu cầu khi xử lý hàng từ Mỹ hoặc EU. Vì vậy, nên trao đổi cụ thể về các lô hàng tương tự cũng như những yêu cầu chuyên ngành có liên quan.

3. Báo giá phải minh bạch

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện cụ thể từng khoản thay vì chỉ đưa ra một mức tổng chi phí.

Các khoản cần được phân biệt có thể gồm phí ủy thác, thuế nhập khẩu, VAT, cước vận chuyển, phí cảng, lưu kho, kiểm tra chuyên ngành và các chi phí khác phát sinh trong quá trình thực hiện.

Việc làm rõ từng hạng mục ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dự toán ngân sách và hạn chế những khoản chi chưa được thống nhất.

4. Có năng lực xử lý thủ tục chuyên ngành

Với những mặt hàng phải kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy, xin giấy phép nhập khẩu hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành khác, kinh nghiệm của đơn vị nhận ủy thác là yếu tố cần được kiểm tra kỹ.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ đối tác đã từng xử lý nhóm hàng tương tự hay chưa thay vì mặc định rằng mọi công ty cung cấp dịch vụ ủy thác đều có thể thực hiện tất cả các loại hàng.

>>> Đọc thêm: Nhập khẩu hàng chính ngạch: Tất tần tật những thông tin doanh nghiệp cần biết

5. Có mạng lưới đại lý và đối tác quốc tế

Đối tác tại thị trường xuất khẩu có thể hỗ trợ nhiều công đoạn như lấy hàng, phối hợp với nhà cung cấp, xử lý chứng từ hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Đây là tiêu chí đáng lưu ý với những lô hàng cần phối hợp nhiều bên hoặc có hành trình vận chuyển quốc tế phức tạp.

6. Thỏa thuận trước phương án xử lý sự cố

Doanh nghiệp nên thống nhất ngay trong hợp đồng cách xử lý khi lô hàng phát sinh vấn đề, chẳng hạn:

- Hàng giao chậm hoặc thất lạc.
- Hàng hóa bị hư hỏng.
- Chứng từ có sai sót hoặc thiếu thông tin.
- Phát sinh thêm chi phí.
- Trách nhiệm bồi thường trong trường hợp cần thiết.

Nếu sử dụng bảo hiểm hàng hóa, hợp đồng cũng nên xác định rõ bên thực hiện bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm áp dụng.

7. Có khả năng tư vấn trước khi nhập hàng

Đối với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, việc được tư vấn từ sớm có thể giúp hạn chế sai sót trước khi hàng được vận chuyển.

Đơn vị nhận ủy thác nên có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các thông tin như mã HS, chính sách mặt hàng, thuế, chứng từ và yêu cầu chuyên ngành để có phương án chuẩn bị phù hợp.

Những rủi ro khi lựa chọn sai công ty ủy thác nhập khẩu

Việc hợp tác với đơn vị thiếu kinh nghiệm hoặc không thống nhất rõ trách nhiệm trong hợp đồng có thể khiến quá trình nhập khẩu gặp nhiều vấn đề.

Một số rủi ro doanh nghiệp có thể gặp gồm:

- Thông quan chậm: Hồ sơ khai báo chưa đầy đủ, thông tin không chính xác hoặc giấy phép chưa được chuẩn bị.
- Chi phí tăng ngoài dự kiến: Hàng lưu tại cảng, kho hoặc bãi lâu hơn thời gian dự tính.
- Tranh chấp nghĩa vụ: Hai bên chưa thống nhất rõ trách nhiệm về thuế, chứng từ và các khoản phí.
- Khó xử lý khi có sự cố: Hợp đồng thiếu quy định cụ thể về trách nhiệm của từng bên.

Do đó, khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào phí ủy thác nhập khẩu mà cần xem xét tổng thể năng lực, kinh nghiệm và phạm vi trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Vì sao doanh nghiệp nên chọn Trường Thành Logistics để ủy thác nhập khẩu?

Kinh nghiệm trong logistics và xử lý thủ tục nhập khẩu

Trường Thành Logistics hoạt động trong lĩnh vực Logistics từ năm 2012, với đội ngũ hơn 100 nhân sự và kinh nghiệm trong các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hải quan và vận chuyển quốc tế.

Đối với dịch vụ ủy thác nhập khẩu, đội ngũ Trường Thành có kinh nghiệm rà soát chính sách hàng hóa, thuế, thủ tục hải quan và yêu cầu của cơ quan chuyên ngành. Đồng thời, doanh nghiệp được hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị chứng từ và xử lý các vấn đề phát sinh.

Mạng lưới đối tác quốc tế và nhiều phương thức vận chuyển

Trường Thành Logistics là thành viên của WCA - World Cargo Alliance, qua đó kết nối với các đối tác logistics quốc tế và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển, phối hợp xử lý lô hàng từ nhiều thị trường.

Tùy vào loại hàng, tuyến vận chuyển và nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức gồm đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt.

Hỗ trợ xuyên suốt từ chứng từ đến giao hàng

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu của Trường Thành Logistics có thể bao gồm nhiều công đoạn, từ tư vấn hồ sơ, giao dịch và chứng từ ngoại thương, thanh toán nhà cung cấp, vận chuyển quốc tế, thông quan cho đến bàn giao hàng hóa và chứng từ.

Với hệ thống chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh, cùng hơn 3.000 khách hàng và mạng lưới hơn 200 đại lý, Trường Thành có thể phối hợp với doanh nghiệp để xây dựng phương án ủy thác phù hợp với từng lô hàng.

Trường Thành Logistics - Chuyên nghiệp, tận tâm

Hotline: 0915 36 38 39

Trụ sở: Tầng 5, Tháp A, tòa nhà Sông Đà, Phạm Hùng, P.Từ Liêm, Hà Nội.

Email: sale@truongthanhjsc.com / info@truongthanhlogistics.com

Website: https://truongthanhlogistics.com

CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 

Địa chỉ: Phòng C103, Tòa nhà TTC, 630 Lê Thánh Tông, Hải An, Hải Phòng

CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG 

Địa chỉ: 126 Châu Thị Vĩnh Tế, Phường Ngũ Hành Sơn, Thành phố Đà Nẵng

CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH 

Địa chỉ: Phòng 41 tầng 4 tòa nhà Casanova số 85 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Hồ Chí Minh

Fanpage: TRƯỜNG THÀNH LOGISTICS